Problem: User can’t see Managed metadata fields in SharePoint 2010

 

Some Problem cases:

1- Users can see managed metadata terms when setting properties for an Item, but when they press “view Item properties” they cant see them and when pressing “edit item properties” they can see them again!

2- Actions based on Managed metadata fields does not work out for regular users but work out perfectly when workflow is started by the system account.

3- any other problem regards managed metadata where regular users can’t handle them but  System account can.

As the problem is only on regular users its clearly a permissions problem.

 

Solution:

Go to http://ServerName:Port/Sites/SiteName/Lists/TaxonomyHiddenList/

You will see a regular SharePoint list with the terms as items in it.

Go to list permissions from the ribbon, and give the permission level “read” for all authenticated users on your system.

 

That’s it, this supposedly can fix your problem.

Set Managed Metadata Fields value Programmatically in SharePoint 2010

 

Managed metadata fields in SharePoint 2010 are very special, their value can’t be simply set by one line of code or one action in a workflow like a text or number filed, so we will be coding a tiny event receiver to set a managed metadata field value.

My Case is I needed to set the field value as static one based on the library that a user uploads the document to in order to handle human errors in choosing the term when adding the document metadata,

1- Open your Visual Studio, Start a new SharePoint Project and choose event receiver.

2- Choose the type of your list and the type of the event receiver which will be “Item added”.

3- Make sure your project Application target framework is 3.5

4- Insert a dll reference “Microsoft.SharePoint” and “Microsoft.SharePoint.Taxonomy”

5- add using Microsoft.SharePoint and Microsoft.SharePoint.Taxonomy at the beginning of your Project.

6- Lets code:

public override void ItemAdded(SPItemEventProperties properties)
        {

//Get site and list we are working on
            SPSite CurrentSite = properties.OpenSite();

            SPList TargetList = properties.List;

//Get the taxonomy field we want to insert to.

            TaxonomyField EditField = (TaxonomyField)properties.ListItem.Fields[“Name Of Your Taxonomy Field“];

//Start a taxonomy session
            TaxonomySession taxonomySession = new TaxonomySession(CurrentSite);
            TermStore Store = taxonomySession.TermStores[“Your Taxonomy Service Name“];
            Group group = Store.Groups[“Group Name“];
            TermSet termSet = group.TermSets[“Term Set Name“];

//you can get the guid of the target term by going to http://servername/sites/siteName/ Lists/TaxonomyHiddenList and view the term properties.        

           string TermGuid = “Guid of the term you want to insert”;

// guid will look like: xxxx-yyyy-zzz-… etc.

           Guid TermID = new Guid(TermGuid);
           Term ToAddTerm = termSet.GetTerm(TermID);

//If your list has more than a content type and you need the code to run on a specific one only

           if (properties.ListItem.ContentType == properties.List.ContentTypes[“Name Of Target Content Type“])
                    {
                        EventFiringEnabled = false;
                        EditField.SetFieldValue(properties.ListItem, ToAddTerm);

//In order for the user not to get the error message that the document already been updated on upload.
                        properties.ListItem.SystemUpdate(false);
                        EventFiringEnabled = true;
                    }
            base.ItemAdded(properties);
        }
    }
}

7- That’s it, deploy and run your application.

PSUG Monthly Session, SharePoint Integration with Oracle

 

This Month’s Session for Palestinian SharePoint User Group was about SharePoint Integration With Oracle, and how  to use Business Connectivity Services in Order to use SharePoint as an interface for other types of external databases.

In SharePoint 2007, Business connectivity services was only reading data from Outer Databases such as Oracle and SQL, now in 2010 edition you can add and edit using SharePoint.

You can use either SharePoint Designer or Visual Studio for Business Connectivity , in VS using a third party named BDC Meta Man. by Connecting to the wanted Database, Configure permissions, tables and records wanted.

When Connection is done, an external content type is created, and external list will be created then to get data from that content type. then you can use the list as same as any other list in SharePoint (add, edit, delete, etc.) you also can set some rules such as cascading delete cases for example.

 

the most important limitation about external lists is that you CANNOT create a workflow on those.

You can also use SharePoint Powerful search engine to search content from external databases, set the rules of it and configure it and, we are done!. I loved the fact that some companies that have many software’s on different platforms  uses SharePoint Search engine because it can be attached to all those software’s databases and get results of all of them together.

 

 

Come Join us next time

 

Technorati Tags: PSUG,SharePoint 2010,Oracle Integration,Session,Community,Business Connectivity Services,BCS

SharePoint 2010 For Students – Baby Steps (3), Arabic Version

 

حلقة خدمات الشيربوينت

 

اذا أثارت موضوعاتنا السابقة اهتمامك فيما يخص الشيربوينت، من الممكن أن تكون قد قمت ببحث عن ماهية هذا المنتج، وباعتقادي أيضاً أن هذه الصورة قد مرت على ناظرك في مكان ما، وتساءلت عن ما تعنيه أو أهميتها، هذا ما سنتحدث عنه في هذه التدوينة.

هذه الصورة تمثل الخدمات المقدمة من منتج الشيربوينت، أو، بعبارة أخرى، ما يمكن أن تقدمه لك كمستخدم.

لنبدأ بـ المواقع : من المعروف أن الشيربوينت يقدم لك خدمة بناء المواقع، قد تقول: "أين الجديد!"، الأمر لا يتوقف عند هذا الحد، ليس عليك أن تكون مبرمجاً محترفاً لتقوم بانشاء موقع باستخدام الشيربوينت، كل ما عليك فعله هو اختيار النموذج المناسب لك، والقيام بعدة نقرات بسيطة بواسطة الفأرة، لتجد أن الموقع أصبح جاهزاً.

مواقع الشيربوينت تختلف عن المواقع الأخرى بأنها تسمح للمستخدم بالتفاعل بدلاً من القراءة وحدها، أي انه يمكن لأي مستخدم  تغيير محتواها، اضافة الصور، وأشياء كثيرة أخرى يمكننا التحدث عنها لاحقاً.

أما بالنسبة لـ المجتمعات، تعطيك الشيربوينت أدوات تمكنك من بناء بيئة تفاعلية تتواصل من خلالها مع الآخرين، وبناء مواقع مخصصة لهذه الأهداف، كمواقع لفرق العمل والشركات، كما يمكن تحرير نفس المستند من عدة مستخدمين كما ذكر سابقاً

هذا المنتج الضخم يوفر لك الإمكانية لحفظ المحتويات بدلاً من حفظها على جهازك، الصور والمستندات وكل ما يخصك، يمكنك بناء مكتبات خاصة بك وحفظها تحت الفئات التي تناسبك، ثم تخصيص مستوى الخصوصية الخاص بك ومشاركتها مع من تختار من المستخدمين الآخرين.

عندما تكثر المحتويات، هذا يعني أنك بحاجة لمحرك بحث لأيجاد ما يعنيك بأسرع وقت ممكن، لم يغفل مطورو الشيربوينت هذه الخاصية أيضاً، حيث قامو بتطوير محرك بحث عملاق له من الخصائص ما يمكنك من تحديد نوع البحث وتخصيصه الى أبعد الحدود، والتوسع الى البحث داخل المستندات أو بخصائصها (كتاريخ الإنشاء أو اسم المؤلف) وحتى البحث عن أشخاص أيضاً.

مع الشيربوينت، لن تتعامل مع المعلومات بالطريقة التقليدية بعد اليوم، فهي تمكنك من ترتيب المعلومات بطريقة متقدمة ومحترفة وغير يدوية، كالرسوم البيانية باستخدام برنامج الفيزيو أو جداول البيانات أو نظم الأعمال الذكية، يمكنك بعدها من القيام بأتخاذ القرارات بناء على نتائج هذه المعلومات. لذلك من الممكن اعتبار هذا المنتج منتجاً تجارياً لأصحاب الأعمال بامتياز.

هذا باختصارٍ شديد ما يمكن أن تقدمه لك الشيربوينت مع العلم أن كل مجالِ من هذه المجالات يحتاج أشهراً للدراسة والتعمق، وله المختصين والمحترفين به، لذلك يمكنك اختيار المجال الأنسب لك واحترافه.

يمكن لهذا الرابط توضيح الموضوع بشكل أكبر : حلقة خدمات الشيربوينت 

أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد ساهمت في معرفة ماهية هذا المنتج بشكل أفضل للقارئ، كما أتمنى أن تعم الاستفادة في التدوينات القادمة أيضاً

يمكنك أيضاً قراءة هذه التدوينة باللغة الانجليزية : تعلم الشيربوينت للمبتدئين الحلقة الثالثة

كما يمكنك قراءة

 تعلم الشيربوينت للمبتدئين – الحلقة الثانية

تعلم الشيربوينت للمبتدئين – الحلقة الأولى

SharePoint 2010 For Students – Baby Steps (3)

 

SharePoint 2010, the “Wheel” ..

                                          

In case My previous Post got your attention, my guess would be that you’ve done a small online search about SharePoint, I would also guess you have seen this picture somewhere and wondered what does it mean, that’s what we are going to talk about in this post.

This Image represents Services offered by SharePoint, in other words, what can SharePoint do for you.

Lets start with “Sites”; SharePoint makes websites, I guess its obvious for anybody ! you can call it as a massive website Engine, you don’t need to be a programmer or web designer to create a Site, you simply choose a template and simple clicks and BAAM, you have a site.

Unlike most of websites among the Internet, users not only are readers in SharePoint Sites, they can edit pages, add pictures, change content, and so many options will be mentioned in later posts.

As for the term “Communities” SharePoint helps you work with other people, it can offer a collaboration Environment for its users, company wide Wikipedia’s, team sites,  shared calendars, task lists, document can be edited by several people and so on.

This Huge product gives you a place to save your “Content”, Pictures, videos, Documents, as well as Sharing them with others.

So, when Contents keep growing to be large one, you certainly need some kind of “Search” engine to find what you want as fast as possible, SharePoint have that service for you too, it has a very complex Search Engine that you can set it’s policies by yourself, it can also search for people.

You will be no longer working with data in the old conventional ways, using “Insights” you can present data in very un-manual advanced ways, presenting data in ways that actually makes sense. Visio diagrams, spread sheets, dashboards and business intelligence systems. making it easier to make decisions based on the results.

SharePoint has capabilities to be extended, again, “Composites” helps you do that, you don’t have to be a programmer, you can use tools and programs such as Visio and SharePoint designer to build business workflows without writing code for instance.

It seems like I’ve talked a lot, but this is nothing compared to the options and services offered by SharePoint, you can spend months learning one section of those if you decided to go deeper, you can choose your way and be professional at it .

this link might help you more : SharePoint Wheel

Hope this post helped you knowing more What SharePoint is, more is coming, stay tuned.

also you can read :

SharePoint baby steps (2)

SharePoint baby steps (1) on Mohamed Saleh, SharePoint MVP Blog